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CURSO PROFISSIONAL DE MS EXCEL PARTE 7
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ESTUDOS COM FUNÇÕES

Funções são fórmulas predefinidas que efetuam cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. As funções podem ser usadas para executar cálculos simples ou complexos. Por exemplo, a função ARRED arredonda um número contido em uma determinada célula.

A estrutura de uma função começa com um sinal de igual (=), seguido do nome da função, um parêntese aberto, os argumentos da função separados por vírgulas e um parêntese de fechamento.

 Argumentos. Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos, como VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro como #N/D ou referências de célula. O argumento que você atribuir deve produzir um valor válido para esse argumento. Os argumentos também podem ser constantes, fórmulas ou outras funções.

Quando você cria uma fórmula que contém uma função, a caixa de diálogo Inserir função ajuda você a inserir funções de planilha. Enquanto você digita uma função na fórmula, a caixa de diálogo Inserir função exibe seu nome, cada um de seus argumentos, as descrições, seu resultado atual e o resultado atual da fórmula inteira.

Podemos resumir o que foi dito a respeito das funções, dizendo que uma fórmula apresenta valores simples, sem a presença de argumentos alfabéticos, enquanto que uma função utiliza-se de recursos alfanuméricos. Além disso, enquanto uma fórmula se reporta a uma única alternativa a respeito de uma célula, uma função pode conter várias alternativas sobre uma mesma célula. Por exemplo: para descontar o IRRF de uma pessoa, sabemos que há várias faixas, que vão desde a isenção até uma taxa máxima de desconto para os valores descritos. Assim, numa planilha de cálculo de salários de uma determinada empresa, na coluna salário, podemos utilizar uma função que vai descontar de cada um dos funcionários uma determinada quantia para o IRRF de acordo com o salário e uma única função calcula os valores diferentes de cada faixa salarial.

 A condição SE

Vamos trabalhar com as primeiras funções e como sempre, começaremos com as mais simples, onde teremos apenas dois parâmetros para comparar.

Uma observação muito importante sobre as funções: normalmente, quando temos os parâmetros para comparar, o Excel analisa da seguinte forma.

  • Têm-se dois valores, um ou outro será o valor determinante para se determinar a resposta da questão proposta.
  • Se a primeira opção atender ao que se pede, então não há a necessidade de se comparar a 2ª.
  • Se a primeira opção não atender ao que se pede, então a 2ª é a verdadeira.
  • Também há o caso em que duas ou mais condições precisem ser verdadeiras ou falsas para atender ao que se pede e o parâmetro comparativo é o mesmo, ou seja, se todas as condições atenderem ao que se pede, a resposta será positiva; caso contrário, se apenas uma das condições não atenderem ao que se pede, então a resposta será negativa.

Vamos trabalhar com a planilha a seguir para entendermos como isso funciona na prática.

Temos uma planilha onde a média dos alunos de uma determinada escola já foi calculada e agora, de acordo com esta média, precisamos saber a relação dos alunos que foram aprovados e dos alunos que foram reprovados. Isto significa que teremos de testar apenas uma hipótese, pois se a primeira atender a condição, o aluno está aprovado; caso contrário, ele está reprovado.

Abra uma nova página no Excel e salve a mesma com o nome de Exerc. Excel.Se.seu nome e em seguida digite os dados da tabela abaixo, menos os dados da coluna C4 até C10.

Na célula C4 digite a seguinte fórmula: =SE(B4>=6;”APROVADO”;”REPROVADO”). Em seguida arraste a fórmula para as demais células, faça as formatações já aprendidas e sua planilha deverá ter a aparência abaixo:

Na planilha abaixo, digite todos os títulos e subtítulos e em seguida os dados de A4 até A12 e os dados contidos entre B4 e E12. Na célula F4, digite a fórmula: =B4+C4+D4+E4 e depois arraste para as demais células. Na célula G4, digite a fórmula: =MÉDIA(F4/4) e depois arraste para as demais células. Na célula H4, digite a função: =SE(G4>=5;”APROVADO”;”REPROVADO”). Em seguida, arraste para as demais células e coloque todas as bordas em sua planilha e veja se o resultado do que você fez está igual à nossa planilha abaixo:

Vamos interpretar a função usada em nossa planilha:

Temos uma condição para satisfazer a aprovação dos alunos. Observe que a condição estabelecida determina que se a média de cada aluno for igual ou maior que 5, o aluno está aprovado. O sinal; afirma que, se a nota for inferior a 5, o aluno está reprovado. Com isso, o Excel, ao ler a média do aluno, faz apenas uma comparação de parâmetro; se o primeiro parâmetro satisfizer ao que foi estabelecido, o aluno recebe o status de “Aprovado”. Se isto não for verdadeiro, então, automaticamente o aluno está reprovado. Então este é o caso de uma função simples, onde apenas um dos parâmetros precisa ser testado. Se ele satisfizer o que se deseja, a resposta é uma; caso contrário, não há necessidade de se comparar o outro parâmetro e a resposta automaticamente é a alternativa seguinte.

Agora vamos digitar uma nova planilha, onde mais uma vez teremos apenas dois parâmetros para serem comparados. Digite os dados da planilha a seguir, menos os das células entre C4 e C10. Na célula C4, digite a função: =SE(B4>=2020;B4*12%;B4*0). Na célula D4, digite a fórmula: =B4-C4. Em seguida, faça as formatações já aprendidas e depois compare com a planilha pronta abaixo:

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Agora vamos trabalhar com uma planilha típica de controle de pagamento de funcionários de grandes empresas e aprofundar mais os nossos conhecimentos sobre funções “se”.

A grande vantagem de se trabalhar com funções é que nós diminuímos nosso trabalho em quase 90%, pois as funções podem apresentar até sete argumentos diferentes e isto facilita em muito o nosso trabalho. Além disso, digitamos a função apenas uma vez e em seguida arrastamos para as demais células, o que racionaliza ainda mais o nosso trabalho no dia a dia.

Digite os títulos e todos os subtítulos. Em seguida, digite os nomes de todos os funcionários e os valores de cada salário.

  • Na célula C4 (DISSÍDIO), digite a função: =se(b4>=1999;B4*3,5%;B4*5,3%) e tecle “Enter” para gerar o resultado e depois arraste a fórmula para as demais células.
  • Na célula D4 (SAÚDE), digite a seguinte função: =se(b4>=1500;b4*7%;b4*4%) e faça os demais procedimentos feitos anteriormente.
  • Na célula E4 (IRRF), digite a função: =se(b4>=2080;b4*12%;b4*0) e faça os demais procedimentos feitos anteriormente.
  • Na célula F4 (INSS), digite a seguinte fórmula: =b4*11% e faça os demais procedimentos feitos anteriormente.
  • Na célula G4 (TT. RECEB), digite a seguinte fórmula: =b4+c4 e faça os demais procedimentos feitos anteriormente.
  • Na célula H4 (TT. DESC), digite a seguinte fórmula: =d4+e4+f4 e faça os demais procedimentos feitos anteriormente.
  • Finalmente, na célula I4(LÍQUIDO), digite a seguinte fórmula: =g4-h4 e faça os demais procedimentos feitos anteriormente.

Sua planilha deverá estar exatamente igual à nossa, mais abaixo.

© A VENDA OU COMERCIALIZAÇÃO DESTA APOSTILA É PROIBIDA; entretanto a mesma poderá ser divulgada em qualquer site, modificada, alterada e acrescida de novos dados, desde que a fonte original seja inserida nos créditos.

Para voltar à lição anterior, clique na figura abaixo:

 

 

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